Refacturer des frais à un client : ce qui compte dans le chiffre d'affaires

En brefUn frais refacturé à votre nom entre dans votre chiffre d'affaires, et donc dans vos cotisations et vos seuils.Seul le débours y échappe : la facture doit être au nom du client, sans marge, avec un accord écrit préalable et le remboursement à l'euro près.Les indemnités kilométriques ne peuvent jamais être des débours : elles s'intègrent au prix de la prestation.

Un déplacement à 200 kilomètres, un billet de train, un lot de fournitures acheté pour un chantier : la question revient à chaque fois. Est-ce que je le facture en plus ? Et si oui, est-ce que ça compte dans mon chiffre d'affaires ?

La réponse par défaut est oui, et elle coûte plus cher qu'on ne l'imagine. Voici les deux mécanismes possibles, et pourquoi le second est plus rare qu'on ne le croit.

La règle par défaut : tout ce que le client vous verse est du chiffre d'affaires

C'est le principe, et il ne souffre qu'une exception.

Si vous engagez une dépense en votre nom — un billet de train à votre nom, du carburant, des fournitures achetées sur votre compte — et que vous la refacturez au client, cette somme constitue une recette. Elle s'ajoute à votre chiffre d'affaires exactement comme votre prestation.

Les conséquences sont triples, et se cumulent :

• vous payez des cotisations sociales dessus, au taux de votre activité ;
• elle entre dans le calcul de votre impôt, après abattement ;
• elle compte pour l'appréciation de vos seuils de TVA et du plafond du régime micro.

Un exemple parle mieux qu'une règle. Vous facturez 800 € de prestation et refacturez 150 € de train. Votre chiffre d'affaires est de 950 €. En prestations de services BIC, vous verserez environ 32 € de cotisations sur ces 150 € qui, pourtant, ne vous restent pas.

C'est la conséquence directe de l'absence de déduction, que traite notre article sur les frais non déductibles : le régime micro ne connaît pas la notion de charge.

L'exception : le débours

Le débours est une dépense que vous engagez au nom et pour le compte de votre client. Juridiquement, vous n'achetez rien : vous avancez de l'argent pour lui, comme un mandataire.

Correctement constitué, un débours n'entre pas dans votre chiffre d'affaires. Il est remboursé à l'euro près, sans cotisations, sans impôt, sans effet sur vos seuils.

Mais les conditions sont strictes, et toutes cumulatives.

• un accord écrit préalable avec le client, définissant la nature et le budget des dépenses engagées pour son compte ;
• une facture du fournisseur établie au nom du client, pas au vôtre ;
• aucune marge : le remboursement porte sur le montant exact, au centime ;
• la conservation des justificatifs, pour le client comme pour l'administration ;
• un suivi séparé, hors du compte de résultat de votre activité.

La deuxième condition est celle qui bloque presque toujours. La facture doit être au nom du client, ce qui suppose de l'obtenir ainsi du fournisseur — chose faisable pour un achat de matériaux chez un négociant, quasi impossible pour un billet de train.

Le cas des déplacements, qui piège tout le monde

C'est la question la plus fréquente, et la réponse est décevante.

Un billet de train ou d'avion est émis au nom du voyageur — vous. Il ne peut donc pas constituer un débours, sauf à ce que le client l'achète lui-même, auquel cas la question ne se pose plus.

Quant aux indemnités kilométriques, elles sont expressément exclues : un barème kilométrique ne peut jamais faire l'objet d'un débours. Il n'y a pas de facture au nom du client, et le montant est forfaitaire, donc potentiellement supérieur à la dépense réelle.

En pratique, un micro-entrepreneur qui se déplace n'a donc qu'une solution : intégrer le coût du déplacement dans son prix, en majorant sa prestation ou en ajoutant une ligne « forfait de déplacement ». Cette ligne est du chiffre d'affaires, cotisée et imposée comme le reste.

D'où une conséquence tarifaire qu'il faut assumer : si vous vous déplacez, votre prix doit couvrir le déplacement et les cotisations qu'il engendre. Facturer 150 € de déplacement pour 150 € de frais réels revient à travailler à perte sur cette ligne.

Ce qui relève réellement du débours

Le mécanisme reste utile dans quelques situations bien identifiées :

• l'achat de matériaux ou de fournitures chez un fournisseur acceptant de facturer au nom du client final ;
• le règlement d'une taxe, d'un droit ou d'une formalité administrative pour le compte du client ;
• l'avance d'une prestation d'un tiers directement facturée au client, que vous ne faites que régler.

Ces cas ont un point commun : la dépense est identifiable, à l'euro près, et rattachable à un client précis. Dès qu'il faut ventiler, estimer ou forfaitiser, ce n'est plus un débours.

Comment le faire proprement

Si votre activité s'y prête, quatre étapes suffisent.

Prévoyez-le dans vos conditions. Une clause de vos conditions générales, ou une mention dans le devis, précisant que certaines dépenses seront engagées au nom du client et remboursées à l'identique. Notre article sur les CGV en micro-entreprise explique où loger ce type de clause.

Obtenez l'accord écrit avant la dépense. Un courriel validant le budget suffit. C'est cet accord qui matérialise le mandat, et son absence suffit à requalifier le débours en recette.

Faites établir la facture au nom du client. C'est le point de blocage : demandez-le au fournisseur avant de payer, pas après.

Faites apparaître le débours à part sur votre facture. En dehors du total de votre prestation, clairement identifié, avec le justificatif joint. Notre guide des mentions obligatoires détaille la structure attendue d'une facture.

Fixer son prix quand on se déplace

Puisque le déplacement est du chiffre d'affaires, il doit être tarifé comme tel. Le calcul est simple mais rarement fait.

Prenons un artisan en prestations de services BIC, cotisant à 21,20 %, qui se déplace à cinquante kilomètres. Il estime son coût réel — carburant, usure, temps de trajet — à 60 €.

S'il facture 60 € de déplacement, il en versera environ 12,70 € de cotisations, plus l'impôt. Il lui reste moins de 45 € pour un coût de 60 : il perd de l'argent sur chaque déplacement.

Pour rentrer dans ses frais, il doit facturer environ 76 €, c'est-à-dire son coût divisé par un moins son taux de cotisations. C'est le même raisonnement que pour n'importe quelle ligne de facture — mais on l'oublie sur les frais, parce qu'on les perçoit comme un simple remboursement.

La règle pratique à retenir : majorez toute refacturation de frais d'environ un quart en prestations de services, d'un sixième en vente. Sinon, plus vous vous déplacez, moins vous gagnez.

Ce qu'un contrôle vérifiera

Le débours est un mécanisme surveillé, précisément parce qu'il permet de sortir des sommes du chiffre d'affaires — donc des cotisations et des seuils.

Un inspecteur vérifiera trois choses : l'existence du mandat écrit préalable, le nom figurant sur les factures fournisseurs, et l'exactitude du montant remboursé. Une seule faille, et l'ensemble est réintégré dans votre chiffre d'affaires, avec les cotisations correspondantes.

Le risque augmente si les débours représentent une part importante de vos facturations, ou s'ils vous maintiennent artificiellement sous un seuil. Notre article sur le contrôle URSSAF détaille ce qui est examiné.

En résumé

Le débours est une exception étroite, pas une méthode d'optimisation. S'il vous faut chercher comment faire entrer une dépense dans ce cadre, c'est probablement qu'elle n'y entre pas.

Pour tout le reste — déplacements en tête — la seule réponse saine est tarifaire : intégrez le coût dans votre prix, en tenant compte des cotisations qu'il engendrera. C'est moins élégant qu'un montage, mais c'est solide, et cela résiste à un contrôle.

Sources

• bpifrance-creation.fr — Micro-entrepreneur et remboursement de frais professionnels
• impots.gouv.fr — Le régime de la micro-entreprise

Informations vérifiées le 2 septembre 2026. Les conditions du débours relèvent du code général des impôts et de la doctrine administrative.