Conserver ses documents en micro-entreprise : quoi, combien de temps, comment
Dix ans pour les factures, six pour le fiscal, cinq pour les contrats. Les durées exactes, le format admis et la méthode d'archivage.
En brefLes pièces comptables — factures émises et reçues, livre de recettes, registre des achats — se conservent dix ans à compter de la clôture de l'exercice.Les documents fiscaux se conservent six ans ; les contrats commerciaux et les relevés bancaires, cinq ans.Le format numérique est admis, à condition que la copie soit fidèle, durable et non modifiable — un PDF reconstitué à la main ne remplit pas cette condition.
C'est l'obligation la plus simple à comprendre et la plus facile à négliger : personne ne vous demandera jamais vos archives — jusqu'au jour où quelqu'un vous les demandera.
Et ce jour-là, l'absence de pièce ne se répare pas. Voici les durées exactes, document par document, et la manière d'archiver qui résiste à un changement d'ordinateur comme à un changement de logiciel.
Pourquoi plusieurs durées coexistent
La question n'a pas une réponse mais plusieurs, parce que trois logiques se superposent.
- la logique comptable : conserver la trace de chaque opération, sur dix ans ;
- la logique fiscale : permettre à l'administration d'exercer son droit de reprise, sur six ans ;
- la logique civile et commerciale : pouvoir prouver un engagement, sur cinq ans en principe.
En pratique, la durée la plus longue absorbe les autres. Un document qui relève de plusieurs catégories se conserve selon la plus exigeante : une facture est à la fois une pièce comptable et une pièce fiscale, donc dix ans.
Le tableau des durées
Les durées ci-dessous sont celles publiées par le service public.
| Document | Durée | Point de départ |
|---|---|---|
| Factures émises et reçues | 10 ans | Clôture de l'exercice |
| Livre de recettes, registre des achats | 10 ans | Clôture de l'exercice |
| Bons de commande et de livraison | 10 ans | Clôture de l'exercice |
| Déclarations et pièces fiscales | 6 ans | Dernière opération ou établissement |
| Contrats commerciaux | 5 ans | Fin du contrat |
| Correspondance commerciale | 5 ans | Date de l'échange |
| Relevés bancaires, talons de chèques | 5 ans | Date du document |
| Contrats conclus en ligne d'au moins 120 € | 10 ans | Livraison ou exécution |
| Polices d'assurance | 2 ans | Résiliation du contrat |
| Contrats portant sur un immeuble | 30 ans | Fin du contrat |
Une précision sur la ligne fiscale : le délai passe à dix ans en cas d'activité occulte, c'est-à-dire d'activité non déclarée. C'est l'une des raisons pour lesquelles un oubli de déclaration a des effets bien au-delà de la période concernée.
Le cas des factures : dix ans, à partir de quand
Le point de départ surprend souvent, et il joue en votre défaveur.
Le délai court à compter de la clôture de l'exercice, pas de la date de la facture. Une facture émise en janvier 2026 doit donc être conservée jusqu'au 31 décembre 2036 : dix ans après le 31 décembre 2026, soit presque onze ans en pratique.
La règle vaut pour les factures que vous émettez comme pour celles que vous recevez. C'est le second point que l'on oublie : même si vos achats ne sont pas déductibles en régime micro, les factures de vos fournisseurs restent des pièces comptables à conserver.
Elles se rattachent au livre de recettes et, le cas échéant, au registre des achats — dont notre guide du livre de recettes détaille le contenu obligatoire.
Papier ou numérique ?
Les deux sont admis, mais pas dans n'importe quelles conditions.
La copie numérique d'un original papier
Numériser une facture papier pour jeter l'original est possible, à condition que la copie soit une reproduction fidèle et durable de l'original : aucune altération du contenu, aucune modification possible, et une conservation dans un format qui garantisse l'intégrité du fichier dans le temps.
L'article L102 B du livre des procédures fiscales et l'arrêté qui l'accompagne fixent ces conditions — le texte applicable précise la durée et les modalités de conservation. En clair : un scan en PDF déposé tel quel dans un dossier convient ; une capture d'écran recadrée, ou un document reconstitué à la main, non.
Ce qui change avec la facture électronique
À partir du 1er septembre 2027, vos factures entre professionnels seront nativement électroniques et transiteront par une plateforme agréée.
Attention au contresens qui circule déjà : la plateforme n'est pas votre archive. Elle assure la transmission et la traçabilité, pas la conservation décennale. L'obligation de conserver vos factures dix ans reste entièrement à votre charge. Notre article sur l'échéance de septembre 2027 détaille le fonctionnement du dispositif.
Où et comment archiver
Une méthode qui tient dix ans tient en trois principes.
- Une arborescence par année, puis par nature : factures émises, factures reçues, relevés bancaires, contrats, déclarations.
- Des noms de fichiers qui portent l'information : année, type, numéro, client. « 2026-F0042-Dupont.pdf » se retrouve en huit ans, « scan3.pdf » non.
- Au moins deux copies sur deux supports distincts, dont une hors de votre ordinateur principal.
Le troisième point n'est pas une précaution de principe. Sur une obligation de dix ans, vous changerez d'ordinateur deux à trois fois, et probablement de logiciel de facturation au moins une fois. Une panne de disque n'est pas un motif d'exonération.
Un format de fichier mérite une mention : privilégiez le PDF, qui se lira encore dans dix ans, plutôt que le format natif d'un logiciel qui n'existera peut-être plus.
Le piège du changement de logiciel
C'est la cause numéro un de perte d'archives, et elle est entièrement évitable.
Beaucoup d'outils de facturation conservent vos documents tant que vous êtes abonné, puis basculent le compte en lecture seule — voire en ferment l'accès — lorsque l'abonnement s'arrête. Vos dix ans d'obligation ne s'interrompent pas pour autant.
Le réflexe à prendre avant toute résiliation :
- exporter l'intégralité des factures au format PDF ;
- exporter le livre de recettes au format tableur ;
- exporter le fichier clients ;
- vérifier que les fichiers s'ouvrent réellement, avant de fermer le compte.
C'est aussi la question à poser avant de choisir un outil, comme nous le détaillons dans notre article sur les logiciels de facturation gratuits : que deviennent mes documents le jour où j'arrête de payer ?
Ce qu'un contrôle vous demandera
Les deux administrations ne cherchent pas la même chose, et ne remontent pas aussi loin.
L'Urssaf s'intéresse au chiffre d'affaires encaissé : livre de recettes, factures, relevés bancaires, et cohérence entre les trois. Son droit de reprise porte en principe sur les trois années civiles précédentes.
L'administration fiscale s'intéresse au revenu déclaré et, le cas échéant, à la TVA. Son droit de reprise s'exerce généralement sur trois ans également, étendu en cas d'omission ou d'activité occulte.
Dans les deux cas, le point de départ du contrôle est le même : la continuité de la numérotation des factures. Un numéro manquant appelle une explication, et seule l'archive permet de la donner. Nos articles sur le contrôle URSSAF et sur la numérotation des factures développent ces deux points.
Le cas des courriels et des échanges
Une zone grise qui mérite d'être éclaircie, parce qu'elle décide souvent de l'issue d'un litige.
La correspondance commerciale se conserve cinq ans, et un courriel en fait partie dès lors qu'il porte sur l'exécution d'un contrat : validation d'un devis, accord sur une modification de périmètre, réclamation, acceptation d'un délai.
Le réflexe utile n'est pas d'archiver toute sa boîte, mais de sortir du flux les échanges qui engagent. Un dossier par client, dans lequel on dépose l'accord écrit au moment où il est donné, suffit. C'est en général le seul élément qui tranche quand un client conteste avoir commandé une prestation supplémentaire.
La règle vaut aussi pour les messageries instantanées. Un accord donné dans une conversation professionnelle a la même valeur probante qu'un courriel — à condition d'être retrouvable dans cinq ans, ce qui n'est jamais le cas d'un fil de discussion laissé sur un téléphone.
Et si vous cessez votre activité
La radiation ne met pas fin à l'obligation de conservation, et c'est le point le plus souvent ignoré.
Vos archives doivent être conservées pendant toute la durée légale, décomptée normalement, même si l'entreprise n'existe plus. Une facture de 2026 reste à conserver jusqu'en 2036, que vous ayez cessé en 2027 ou non.
Au moment de la cessation, prévoyez donc une étape souvent oubliée : constituer une archive complète et autonome, indépendante de tout logiciel, et la ranger quelque part où vous la retrouverez. Notre article sur l'arrêt d'une micro-entreprise récapitule l'ensemble des formalités de fin.
Un dernier conseil, de bon sens : fixez-vous un rendez-vous annuel, en janvier, pour clore l'archive de l'année écoulée. Dix minutes par an, et vous ne reconstituez jamais trois ans de documents dans l'urgence d'un contrôle.
